Op vakantie gaan met een bedrijfswagen

Mag ik op vakantie gaan met mijn bedrijfs- of leasewagen? Het antwoord op die vraag hangt zowel af van de regels van de onderneming als van de verzekering die het voertuig dekt.

Het privégebruik van uw bedrijfswagen is onderworpen aan bepaalde regels, in het bijzonder voor verplaatsingen naar het buitenland en gebruik van het voertuig door een derde. Alles hangt af van het contract en van de overeenkomsten tussen de werkgever en de begunstigde van de auto, en van de voorwaarden die door de verzekering gesteld worden. De ‘car policy’ kan perfect het gebruik van de auto voor een min of meer lang verblijf in het buitenland in het kader van een vakantie verbieden. Doorgaans wordt dit echter wel gedoogd. Het kan in ieder geval nuttig zijn om u voor uw vertrek te informeren.

Niet overal

U moet weten welke landen toegestaan zijn in de modaliteiten van de car policy. Het kan gaan om een lijst die opgesteld wordt door de werkgever en die heel beperkend kan zijn. Of het kan gaan om een limiet die opgelegd wordt door de dekking van de verzekering. In dat geval mag u de zones die gedekt worden door de verzekering, niet verlaten, namelijk de Europese Unie en de landen die niet doorgehaald zijn op de groene kaart. Doorgaans vormen Zwitserland, Liechtenstein en Noorwegen geen probleem. Kroatië, Servië of Turkije zijn bijvoorbeeld wat complexer. Indien u vertrekt naar een bestemming die niet gedekt wordt door de verzekering, dan moet u op eigen kosten zorgen voor een bijkomende dekking.

Uw partner of een vriend aan het stuur

Tijdens een lange rit wordt vaak geprobeerd de rijtijd te verdelen en het stuur door te geven aan een derde om de bestuurder wat te laten rusten. Opgelet: vaak hoort er een beperkende clausule bij het gebruik van de auto en dan is het verboden om andere gezinsleden en/of vrienden te vervoeren als de bestuurder niet diegene is aan wie de auto werd toegewezen. Soms wordt deze beperking ook opgelegd door de verzekering. Hoewel deze voorzichtigheid past in het kader van een beredeneerd gebruik als “goed huisvader/-moeder” ter voorkoming van een ongeval door slaperigheid (of na een met alcohol overgoten maaltijd), informeert u zich best even bij de fleetmanager van de onderneming. Of u stelt de vraag bij de ondertekening van de car policy en onderhandelt eventueel een bijzondere clausule voor het “doorgeven van het stuur” in geval van vermoeidheid, verwonding, ziekte of een te hoog alcoholpercentage.

Brandstofkosten 

Soms kan de tankkaart in het buitenland gebruikt worden. Maar ook hier is het beter om de gewoonten van de onderneming en de tolerantiemarge van de baas of de leasingmaatschappij te kennen. Een volle tank net voor u België verlaat (en net over de grens bij de terugkeer) moet wel lukken. Tankbeurten op kosten van de werkgever (heel) ver van de hoofdzetel kunnen soms slecht overkomen. Bovendien mag u het maandelijks toegelaten bedrag en de limieten van het “mobiliteitsbudget” niet uit het oog verliezen. Hetzelfde geldt voor het gebruik van de tankkaart voor kleine extraatjes (product voor de ruitensproeier, olie, carwash, aankopen in de shop) en ook voor tolheffingen.

Totaal budget

Verder moet u er ook rekening mee houden dat de bedragen van de boetes voor overtredingen in België of in het buitenland onderweg naar uw vakantiebestemming heel waarschijnlijk voor uw rekening zullen zijn. Hetzelfde geldt voor de kosten van schade na een ongeval waarvoor u verantwoordelijk bent of door oneigenlijk gebruik van het voertuig. Controleer ook de dekking en de repatriëringsmogelijkheden in geval van panne of een ongeval in het buitenland. En als het gebruik van winterbanden verplicht is in het land van bestemming en deze niet voorzien zijn in het leasingcontract, dan moeten die gemonteerd worden op kosten van de gebruiker, die zijn werkgever/fleetmanager hiervan wel op de hoogte dient te brengen.