Volgens Acerta wordt ongeveer drie kwart van de woon-werkverplaatsingen in ons land met de auto afgelegd, al dan niet in combinatie met andere transportmiddelen. Een kwart van de Belgische autopendelaars doet dat met een auto van het werk, en dat aandeel blijft stijgen. De bedrijfswagen blijft namelijk fiscaal interessant voor zowel de werkgever als de werknemer. Ook zijn er steeds meer werknemers die hun dertiende maand of andere extra (en zwaar belaste) looninkomsten omzetten in een leaseauto, al dan niet in het kader van een cafetariaplan.
Zo’n auto mag in principe vrij gebruikt worden, maar toch zijn er regels aan verbonden. Vaak zijn die gebundeld in een document dat doorgaans de car policy wordt genoemd. Zowel voor de werkgever als voor de werknemer is de car policy dé handleiding waarop het hele wagenparkbeleid van de onderneming is gebaseerd. Een goed doordachte, strikt afgelijnde en alle aspecten omvattende policy vermijdt discussies en kan bovendien bijdragen tot kostenefficiëntie.
Welke auto voor wie?
Een belangrijk element in de car policy betreft de toewijzingsmodaliteiten. Anders gezegd: wie binnen het bedrijf heeft recht op een bedrijfsauto? Doorgaans bepaalt het functieniveau binnen welke vastgestelde voertuigcategorie een werknemer mag ‘shoppen’. Welke categorieën er gedefinieerd worden, en welke auto’s daar dan in terechtkomen, dat is veelal de bevoegdheid van de fleetmanager van het bedrijf, die daartoe nauw samenwerkt met de collega’s van finance en hr. De humanresourcesafdeling bepaalt namelijk de functieniveaus binnen het bedrijf, terwijl het budgetbeheer meestal bij finance zit.
Verder bepaalt de car policy wanneer er een einde wordt gesteld aan de toekenning van de bedrijfswagen. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die het bedrijf verlaat, langdurig afwezig is door ziekte of zwangerschapsverlof, of van functie verandert. Een bedrijfswagen is dus nooit een verworven recht, en dat wordt weleens vergeten. Ook het gebruik van de tankkaart of laadpas wordt vastgelegd in de car policy.
Boetes en carwash
De werkgever neemt de financiering/leasing en (doorgaans) ook de brandstof of laadstroom voor zijn rekening, boven op de belastingen, verzekeringen, pechbijstand, vervangwagen, onderhoud en banden. De werknemer draagt de kosten voor schoonmaak, verkeersboetes, niet of laattijdig gemelde schade of schade als gevolg van onzorgvuldig gebruik, zoals het niet naleven van de onderhoudsvoorschriften of het overtreden van een in de car policy opgenomen huisregel.
Werkgevers trachten hun werknemers overigens alsmaar vaker bewust te maken van de financiële consequenties van hun autogebruik. Zo kan je werkgever je na elke interventie (of het nu een onderhoudsbeurt, een reparatie of een bandenwissel is) inlichten over het detail van uitgevoerde werkzaamheden en er de prijs van vermelden. Op dezelfde manier kun je ook geïnformeerd worden over je persoonlijke brandstof- of stroomverbruik en hoe dat zich verhoudt tegenover het normverbruik voor het type wagen en het gemiddelde van de bedrijfsvloot.
Shortlist of niet?
Een moeilijke kwestie voor fleetowners is hoeveel vrijheid ze hun werknemers geven in de keuze van hun bedrijfswagen. Hecht je als onderneming veel belang aan de herkenbaarheid van je vloot, dan ga je best voor een shortlist. Een wagenpark met een uniforme look is ook een visitekaartje en wordt zo rijdende reclame voor het bedrijf. Een beperking tot slechts enkele modellen genereert daarnaast schaalvoordelen door de grotere volumes die je bij één enkele aanbieder afneemt. Tegelijk kun je een auto gemakkelijk doorschuiven wanneer een werknemer het bedrijf verlaat of van functie verandert.
De keerzijde is natuurlijk dat niet elke werknemer gelukkig zal zijn met de keuze van merken en modellen op de shortlist. In uitzonderlijke gevallen zien kandidaat-werknemers zelfs af van een mogelijke indiensttreding omdat ze zich niet kunnen vinden in het wagenaanbod. Waarmee duidelijk wordt dat de bedrijfswagen nog altijd een heel gevoelig thema is en een grote rol speelt in de war for talent en personeelsbehoud.
Vijf concrete vragen en antwoorden
1. Mag ik mijn bedrijfsauto laten besturen door een vriend of familielid?
Dat hangt af van de car policy. Meestal mag je de firmawagen enkel laten besturen door de inwonende partner. Soms mogen ook inwonende kinderen met een geldig rijbewijs het stuur nemen, weliswaar onder bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld niet in het weekend na 22 uur). Je mag je bedrijfswagen dus niet zomaar uitlenen aan een vriend(in) of een kennis.
Doe je dat toch en heeft je vriend(in) of kennis een ongeval met je bedrijfsauto, dan kan de lease- of verzekeringsmaatschappij weigeren om de kosten te dragen. Bovendien kan je werkgever je een sanctie opleggen en eventueel de auto intrekken.
2. Mag ik met mijn firmawagen naar het buitenland?
In de meeste gevallen staat de werkgever toe dat de auto ook buiten België wordt gebruikt. Wel kan het zijn dat de tank- of laadkaart van het werk beperkt is tot België, zodat je bij een buitenlandse reis zelf moet instaan voor de kosten. Je mag overigens niet naar om het even welk land met je auto: de verzekering beperkt je actieradius veelal tot de landen die tot de EU behoren, plus Zwitserland, Groot-Brittannië, IJsland en Noorwegen.
Landen als Marokko, Turkije, Servië, Bosnië en Herzegovina zijn meestal uitgesloten, tenzij je een aparte polis afsluit. Voor sommige landen moet je trouwens over een attest beschikken dat aantoont dat je de toestemming hebt van de eigenaar om de grens over te rijden. Dat attest vraag je aan bij de eigenaar van de auto: ofwel de leasemaatschappij, ofwel je werkgever.
3. Mag ik mijn bedrijfswagen houden als ik deeltijds ga werken?
Heb je een auto van het werk en schakel je over van voltijds naar deeltijds werken? Dan kan het zijn dat je de auto moet inleveren. Het hangt af van de car policy die je bedrijf heeft. Vaak wordt een firmawagen pas ingetrokken wanneer er sprake is van halftijds werk, maar het kan zijn dat je werkgever hierrond een specifiek beleid heeft opgesteld.
Ook is het mogelijk dat je de auto mag houden op voorwaarde dat je een eigen bijdrage levert. Die staat dan in verhouding tot de vermindering van de prestaties tegenover een voltijdse activiteit.
4. Mag ik een auto uit een lagere of hogere categorie kiezen?
Bij grotere bedrijven worden de auto’s voor de werknemers vaak toegekend op basis van hun functieniveau. Een startende salesmedewerker krijgt bijvoorbeeld een VW ID.3, een manager een Tesla Model Y. Maar kun je afwijken van die categorieën, bijvoorbeeld omdat je een groot gezin hebt? Of omgekeerd, omdat je geen boodschap hebt aan een dikke slee? Het antwoord luidt in het eerste geval meestal ‘neen’. Je werkgever wil namelijk niet dat je je onderscheidt van je collega’s die op hetzelfde functieniveau staan.
Uitzonderlijk wordt het wél toegestaan, als je zelf het verschil bijpast. Ook het tweede geval stoot op weerstand van de werkgever, om dezelfde reden. Een goedkopere auto kiezen betekent overigens niet dat je het verschil met je loon krijgt uitbetaald.
5. Mag ik een andere auto eisen als de belastingen voor mijn huidige wagen plots stijgen?
Denkbeeldige situatie: je koos twee jaar geleden een plug-inhybride omdat daaraan een laag voordeel van alle aard verbonden was. Door een wetswijziging stijgt je VAA-bijdrage in 2025 van 100 euro naar 300 euro netto. Je verliest dus 200 euro nettoloon per maand, oftewel 2.400 euro per jaar.
Eén ding staat vast: je werkgever zal niet tussenbeide komen. Mag je dan een andere auto eisen? Het antwoord is ‘neen’. Je hebt een overeenkomst getekend met je werkgever waarin de gebruikstermijn is vastgelegd. Ook afzien van je bedrijfsauto kan in zo’n geval niet zomaar, want de auto vervroegd uit dienst nemen kost geld.
BLIJF OP DE HOOGTE VAN HET LAATSTE AUTONIEUWS!
Nieuwe modellen, tests, advies, exclusieve evenementen! Het is gratis!
Nieuws
