Professioneel / Mobiliteitsbudget en kilometervergoeding: alternatieven voor de bedrijfswagen

HR-bedrijf SD Worx berekende dat 14,6 procent van de werknemers in de privésector in ons land vorig jaar over een salariswagen beschikte, tegenover 14,8 procent in 2022. Het gaat om zo’n 75.000 voertuigen. Daarmee zijn bedrijfswagens voor het eerst in vele jaren minder populair geworden. Werknemers, werkgevers en overheden beginnen zich vragen te stellen bij het nut en de rechtvaardiging van een (dure) bedrijfsauto.

De kosten voor zo’n auto van de zaak rijzen de pan uit door de inflatie en de overstap naar elektrisch rijden. Bovendien wordt bedrijfsautorijders vaak verweten dat ze aan de basis liggen van de files – een onterechte vingerwijzing, want ook zonder firmawagen zouden de meeste mensen naar het werk pendelen met de auto omdat ze vaak niet anders kunnen, zo blijkt. 

Incentives

Wat echter niet te ontkennen valt, is dat bestuurders van een firmawagen geen enkele incentive hebben om hun auto wat minder te gebruiken. In de meeste gevallen is de tank- of laadkaart inbegrepen en onbeperkt (tenzij misschien in het buitenland). Waarom zou je dan in het weekend met het gezin de trein nemen van Hasselt naar Oostende?

In onze buurlanden betaal je meer personenbelasting op het privégebruik van je bedrijfsauto naarmate je er meer mee rijdt; in België wordt het Voordeel van Alle Aard (VAA) forfaitair geregeld, berekend op onder meer de cataloguswaarde en de CO₂-uitstoot van de auto.

Groeiend bewustzijn

Toch is er een groeiend bewustzijn onder werknemers die begaan zijn met hun ecologische voetafdruk en hun steentje willen bijdragen aan een duurzamere mobiliteit. De bedrijven zelf kunnen ook niet anders dan inspanningen leveren op dat vlak in het kader van ESG, of voluit Environment, Social en Governance. Die drie factoren bepalen in welke mate een organisatie duurzaam met het milieu omgaat, welke maatschappelijke impact ze heeft, en hoe de bestuurlijke zaken geregeld zijn. Sinds 2024 vallen meer dan 50.000 (vooral grotere) Belgische bedrijven onder de ESG-rapporteringsplicht.

Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat vooral die bedrijven het federale mobiliteitsbudget implementeren, want dat levert hen goede ESG-punten op. Het stelt deze ondernemingen ook in staat op zich op te stellen als employer of choice en profielen aan te trekken of aan zich te binden die geen boodschap hebben aan een bedrijfsauto, maar wel belang hechten aan extralegale (belastingvrije) voordelen.

MOBILITEITSBUDGET

Het federale mobiliteitsbudget is een kostenneutrale manier om de verplaatsingen van de werknemers te vergroenen en hen à la carte te laten kiezen uit een waaier van alternatieven voor de bedrijfsauto – al kun je met je budget evengoed opnieuw een auto kiezen, voor zover die tenminste milieuvriendelijk is. Het mobiliteitsbudget is strikt wettelijk omkaderd en vandaag (helaas) enkel toegankelijk voor mensen die al over een bedrijfsauto beschikken of er recht op hebben. Bestuurders van een vennootschap komen niet in aanmerking. Het mobiliteitsbudget kan niet worden opgelegd door de werkgever en evenmin geëist worden door een werknemer. 

Het principe is an sich eenvoudig: de bedrijfsauto wordt ingeruild voor een budget dat overeenstemt met de totale bruto kostprijs van de auto voor de werkgever, inclusief onderhoud, banden, verzekering, taksen, btw, fiscale aftrekbaarheid, enzovoort. In de praktijk bleek de berekening van dat bedrag niet zo eenvoudig, maar intussen zijn er duidelijke richtlijnen. Volgens SD Worx bedroeg het mediane bedrag van het mobiliteitsbudget in 2023 zo’n 7.800 euro per jaar ofte 650 euro per maand.

Waaraan mag je dat budget spenderen? Een milieuvriendelijke auto is de eerste, optionele pijler van het federale mobiliteitsbudget. De tweede betreft de zogenoemde ‘zachte mobiliteit’: openbaar vervoer, een leasefiets, deelsteps, enzovoort. Werknemers hebben er alle belang bij om zoveel mogelijk budget aan deze pijler te spenderen, want hij is vrijgesteld van belastingen. Wat je op het einde van het jaar van je mobiliteitsbudget overhoudt, wordt onder de derde pijler uitbetaald via het loon van januari van het volgende jaar, zij het na aftrek van een bijzondere werknemersbijdrage aan de RSZ van 38,07 procent.

Hypothecaire lening

De regels voor de tweede pijler zijn intussen overigens flink versoepeld. Zo mag je het mobiliteitsbudget ook gebruiken om bijvoorbeeld het treinabonnement van je inwonende zoon of dochter te betalen of om met het gezin per trein op vakantie te gaan. Daarnaast is het ook toegestaan om er tot dertig dagen per jaar een auto mee te huren – handig voor wie maar af en toe een voertuig nodig heeft.

De grootste wijziging aan het federale mobiliteitsbudget betreft echter de mogelijkheid om het te spenderen aan je huishuur of hypothecaire lening. Als je binnen een straal van 10 kilometer rond je werk woont, of je werkt minstens 50 procent van de tijd thuis, dan mag je het budget aanwenden voor je woningkosten. Net die wijziging blijkt heel wat medewerkers over de streep te trekken.

"Het mobiliteitsbudget is heel populair voor de financiering van lening en huishuur, en dat stijgt al een tijdje in aandeel", zo vertelde Audrey Stampaert van digitaal HR-mobiliteitsplatform Mbrella eerder dit jaar aan de redactie van vrtnws.be. "In 2023 gebruikte 77 procent van de werknemers zijn mobiliteitsbudget voor huisvestingskosten. In 2021 was dat nog 45 procent, in 2022 52 procent. Daarnaast wordt vooral geld uitgegeven aan fietsen: fietsaankoop, deelfietsabonnement, enzovoort.” 

Volgens HR-bedrijf SD Worx is het mobiliteitsbudget het populairst bij medewerkers tussen 25 en 35 jaar. Met name medewerkers die de auto niet echt nodig hebben en/of over voldoende alternatieven kunnen beschikken, zoals in de steden, maken de overstap sneller. In Brussel biedt 3,5 procent van de werkgevers het mobiliteitsbudget aan, in Vlaanderen slechts 1 procent, in Wallonië 0,8 procent.

Nadelen?

Natuurlijk zijn er ook enkele aandachtspunten. Om te beginnen kun je als werknemer niet zomaar van vandaag op morgen overstappen: wie zijn leasewagen wil inruilen voor het mobiliteitsbudget, moet wachten tot het leasecontract ten einde komt. Bovendien is er ook geen weg terug. Als je spijt zou krijgen van de omschakeling, kun je niet zomaar opnieuw een bedrijfsauto bestellen.

Wie opnieuw een auto kiest binnen het mobiliteitsbudget, moet daarnaast ook beseffen dat de kilometers die je daarmee aflegt, niet onbeperkt zijn: je moet erop toezien dat je budget toereikend is. Rij je meer kilometers dan gebudgetteerd, dan worden die via je loon verrekend. Gedaan dus met onbezorgd van hot naar her rijden, zoals met een bedrijfsauto. 

Dat laatste komt dan weer goed uit voor de werkgever, die niet langer hoeft op te draaien voor de wanderlust van zijn personeel. Een nadeel van het mobiliteitsbudget voor de werkgever is dat er heel wat administratie bij komt kijken en dat je het niet zomaar in de praktijk kunt brengen. Je kunt als werkgever haast niet anders dan een specialist onder de arm nemen om je mobiliteitspolicy aan te passen, de budgetten te berekenen en je praktische beheerstools aan te reiken. En daar hangt natuurlijk ook een prijskaartje aan vast.

KILOMETERVERGOEDING

Er is nog een ander alternatief voor de firmawagen: sommige bedrijven geven geen bedrijfsauto, maar betalen de kilometers die de werknemer met zijn eigen auto aflegt in het kader van zijn werk. Dat heeft aan beide zijden diverse voordelen. De werkgever hoeft geen auto aan te kopen of te leasen en die evenmin te beheren; alle risico’s zijn voor de werknemer. Die laatste kan dan weer wel vrij kiezen met welke auto hij rijdt: een eenvoudig stadswagentje op benzine, een grote break op diesel, een hybride cross-over, enzovoort.

De kilometervergoeding hangt niet af van het type voertuig, dus hoe goedkoper je auto, hoe meer winst je als werknemer (potentieel) maakt. Natuurlijk zijn alle kosten wel voor je eigen rekening: brandstof, onderhoud, banden, verzekering, reparaties, enzovoort. 

Sinds 1 april 2024 bedraagt de vergoeding maximaal 0,4265 euro per kilometer. Let wel, woon-werkverplaatsingen gelden als privéverplaatsingen en worden niet tegen dit tarief vergoed. De werknemer komt daarvoor wel in aanmerking voor de wettelijke woon-werkvergoeding, maar die ligt een stuk lager. De vergoeding voor professionele verplaatsingen met een privéwagen is tot 24.000 kilometer per jaar belastingvrij voor de werknemer en vrijgesteld van RSZ voor de werkgever.

Dat betekent dat de werknemer tot 10.236 euro per jaar kan opstrijken. De vraag is natuurlijk of het bij veelrijders voor de werkgever niet interessanter is om een bedrijfsauto ter beschikking te stellen. Voor dat bedrag kun je namelijk al een redelijke gezinsauto leasen.

Geen controle

Als de werknemer geen bedrijfsauto heeft, maar een kilometervergoeding krijgt voor de zakelijke kilometers, dan heeft de werkgever natuurlijk niets in de pap te brokken wat de keuze van het voertuig betreft. Als de persoon in kwestie met een opvallende cabrio of aftandse ‘youngtimer’ rijdt, en daarmee bijvoorbeeld op klantenbezoek gaat, dan kan dat negatief afstralen op het bedrijf. Ook heeft de werkgever geen controle over de auto van de werknemer.

Wordt hij wel goed onderhouden, is hij wel veilig, is hij verzekerd en wordt hij op tijd en stond van nieuwe banden voorzien? Daarenboven moet de werknemer een gedetailleerde rittenadministratie bijhouden: elke verplaatsing moet genoteerd en gekwalificeerd worden. Op het einde van iedere maand volgt dan de afrekening en uitbetaling naargelang van de gereden kilometers. 

Tot slot: de kilometervergoeding is voor de werkgever aftrekbaar volgens dezelfde regels als degene die gelden voor bedrijfsauto’s. Dat betekent dat een kilometervergoeding voor een elektrische auto 100 procent aftrekbaar is, maar die van een diesel met een CO₂-uitstoot van 120 g/km slechts 60 procent. De fiscale aftrek voor een benzinemodel dat 145 g/km uitstoot, is beperkt tot 50 procent. Kortom, er is voor de werkgever geen ontsnappen aan de groene fiscaliteit, of je nu een bedrijfsauto aanbiedt dan wel de kilometers vergoedt. 

Dit artikel verscheen eerder in de gratis AutoGids-bijlage "Special Fleet & Leasing".